5S (e minha organização)

Olá a todos. Tudo bem?

Fim de semana passado já não teve post, então aqui vai o post atrasado da semana passada. E o assunto será organização, pois era o que eu estava fazendo no último fim de semana. Vou utilizar esse assunto de organização para falar de algumas práticas muito úteis no ambiente de trabalho também, que são os 5S.

A desorganização parece ser uma tendência natural durante a execução de algum trabalho. Conforme o andamento da tarefa vão surgindo a necessidade de ferramentas e instrumentos de medição e nossa bancada fica abarrotada de itens. Após certo tempo nesse processo começamos a ter dificuldade de localizar ferramentas importantes e de nos movimentarmos no ambiente da bancada. Essa desorganização diminui nossa produtividade e reduz a qualidade de nosso trabalho final.

Para evitar isso as empresas do mundo todo adotaram algumas práticas desenvolvidas no Japão que são chamadas de 5S. Esse nome vem de 5 palavras em japonês que iniciam com a letra S e representam cada etapa dessa prática.

Seiri

Essa é a primeira palavra e representa a etapa comumente chamada de descarte. Essa etapa consiste na separação, em cada ambiente de trabalho, de tudo que é útil naquele lugar do que não é útil naquele lugar. Os itens que não são úteis naquele ambiente são colocados em uma área demarcada, chamada área de descarte. Perceba duas coisas importantes: o que não é útil em um lugar ainda assim podem ser útil em outro; a área de descarte não contém apenas material que será sucateado, mas sim material que está separado para uma análise posterior.

A grande sacada do descarte é evidenciar coisas em nossas mesas / bancadas que não são de uso diário. Em sua mesa há um computador, que você usa todos os dias, mas e o calendário de papel sobre sua mesa, é realmente útil? Você já não tem um calendário no computador? E o porta canetas, você usa diariamente? Com essas indagações você se dá conta da quantidade de material em seu ambiente de trabalho que não é utilizado todos os dias, mas que ocupa seu espaço o dia todo. E assim, você se pergunta: não há um lugar melhor para guardar isso?

Seiton

Essa é a segunda palavra e representa a etapa comumente chamada de organização. Nessa etapa cada um verifica e organiza seu espaço de trabalho baseado nos itens úteis (já que os inúteis foram removidos do ambiente de trabalho na etapa anterior). Nessa etapa também se avalia os itens da área de descarte, dando a eles o fim adequado. Resumidamente, os itens da área de descarte podem ser classificados de 3 formas:

* Importantes e de uso diário: Um item que não seja de uso diário em um ambiente de trabalho pode o ser em outro. Assim, deve-se realocar esse item para o outro setor / mesa / bancada.

* Importante e de uso esporádico: Alguns itens não são de uso diário em nenhum lugar da empresa, mas mesmo assim são importantes, pois esporadicamente serão necessários. Esses itens devem ser armazenados em algum lugar separado (como, por exemplo, um almoxarifado) e de forma identificada. A ideia de guardar em um lugar separado é que o item não ocupe espaço diariamente no ambiente de trabalho e a ideia da identificação é que o item seja achado quando seu uso for necessário (pois, se quando você precisar, não achar ele, não adianta nada ter).

* Não importantes: Esses itens deverão ser descartados de vez, observando o descarte ambientalmente correto.

Seiso

Essa terceira palavra representa a etapa comumente chamada de limpeza. Nessa etapa se estabelece novos padrões de limpeza para o ambiente de trabalho. Se antes estava tudo bem trabalhar com o chão sujo, por exemplo, agora esse padrão será refinado e não se aceitará mais isso. Se antes estava tudo bem em deixar a bancada desarrumada de um dia para o outro, agora pelo menos as ferramentas que não serão mais necessárias deverão ser guardadas.

Seiketsu

A quarta palavra representa a etapa comumente chamada de higiene. Essa etapa consiste no bem estar dos colaboradores e na sua imagem pessoal, além do ambiente. Itens que são abrangidos por essa etapa são:

* Verificar se a iluminação do ambiente é adequada ao trabalho;

* Promover um ambiente de trabalho confortável (na medida do possível) aos colaboradores;

* Realizar periodicamente exames de saúde;

* Promover ações para que as etapas anteriores sejam mantidas;

* Verificar se as instalações de uso comum (e.g. banheiros) estão em boas condições de uso;

* Criar padrões claros sobre higiene requerida dos colaboradores;

Shitsuke

Última palavra que representa a etapa comumente chamada de ordem mantida ou disciplina. Essa etapa, que não tem fim (ou seja, é contínua) consiste em não apenas manter as ações das etapas anteriores mas buscar a melhoria contínua. Criar o senso crítico para continuamente se questionar se é possível melhorar ainda mais o ambiente de trabalho. Essa etapa é fundamental pois após a aplicação das práticas a tendência é voltar à bagunça, pois ainda não foi criada a cultura do 5S na empresa / local de trabalho.

Dica para o 5S: É interessante bater fotos do antes e depois para mostrar aos colaboradores as melhorias alcançadas. Abaixo algumas fotos do antes e depois (embora o que eu tenha feito não seja 5S na essência). Algumas marcas foram preservadas.

Antes:

Depois:

Com certeza ainda há espaço para melhorias, que virão com o tempo.

Qualquer dúvida, comentário ou sugestão, deixem um comentário. Obrigado a todos, até a próxima!